Ejemplo sobre cómo analizar el impacto del cambio, parte 1.

En este apartado se expondrá un caso sobre la modernización de la Alcaldía de Medellín, en donde se analizará el cambió que producirá  la transformación de la infraestructura y la nueva tecnología que se implementara mediante un modelo para el cambio. Este caso se analizará por cuatro faces, que son: impacto en los procesos (cambios en procesos end to end, procedimientos, políticas, etc.), impacto general en la dimensión gente (nivel de resistencia, favorabilidad o negación al cambio, impactos en cuanto a conocimientos, comportamientos y día a día), cantidad de cambio en sistemas y herramientas (cantidad de cambios en roles, responsabilidades o ubicación en la estructura, roles, ubicación, equipos, esquema de reportes, dimensionamiento), cantidad de cambio en estructura: roles, ubicación, equipos, esquema de reportes y dimensionamiento).

Público objetivo: Directivos (Alcalde y secretarios que harán parte de las vicealcaldías).

1.Impacto en los procesos: nivel de impacto/4

-El Alcalde de Medellín será líder en la incorporación del teletrabajo.

-Cambio en los procesos y direccionamiento por parte del gobierno.

-Mayor cuidado, dedicación y responsabilidad con el nuevo Plan de Modernización y la ciudadanía.

-Un alto nivel de administración pública.

-Más innovación, mejor estructura, desarrollo y comunicación con las comunidades.

-Modelo de gobierno de tecnologías de información y comunicación.

2. Impacto general en la dimensión Gente: nivel de cambio/3

-Favorabilidad en cuanto a la imagen positiva que va a tener la ciudadanía del Alcalde y los secretarios de las nuevas vicealcaldías.

-Presencia constante con el ciudadano.

-Se mejorará el servicio a la comunidad y las condiciones de trabajo para quienes laboran con el municipio.

-La ciudadanía obtendrá un mejor servicio y se fortalecerá la institucionalidad, la transparencia y el buen gobierno.

3. Cantidad de cambio en sistemas y herramientas: nivel de impacto/3

La nueva modernización de la alcaldía de Medellín estará a la vanguardia de las nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC). Por ende, tendrán que saber utilizarlas; para que a partir de estas, se gestione, direccione y desarrolle tanto internamente y externamente el Plan de Modernización por parte de los directivos.

4.Cantidad de cambio en estructura: nivel de impacto/5

-Las secretarías se agruparán por dimensiones estratégicas del desarrollo humano y territorial para fortalecer la articulación.

-Nacen las secretarías de Calidad y Servicio a la Ciudadanía, de la Juventud, de Desarrollo Económico y de Comunicaciones.

-La Secretaría de Obras Públicas cambia por Secretaría de Infraestructura, la Secretaría de Transportes y Tránsito se convierte en Secretaría de Movilidad, la Secretaría de Desarrollo Social pasa a ser Secretaría de Participación Ciudadana y la Secretaría de Bienestar Social se transforma en la Secretaría de Inclusión Social y Familia. Además, se tendrán ocho gerencias territoriales: una por cada zona de la ciudad, más la Gerencia del Centro y la de Corregimientos.

-En total serán 6 secretarías vicealcaldías, 22 secretarías misionales, 52 subsecretarías, 8 gerencias y 40 entidades descentralizadas.

Público objetivo: ciudadanía

1.Impacto en los procesos: nivel de impacto/4

- Se realizará nuevas áreas de información, donde el público podrá hacer sugerencia, realizar trámites y resolver inquietudes.

- Se harán jornadas de atención más amplias para la gente. De 9 horas discontinuas se pasará a 14 horas continuas de lunes a viernes, con 4 horas adicionales los sábados. Por ende, habrá mayor agilidad en los procesos.

- Se simplificará los procesos y estructuras para dar un mejor servicio a la gente y sea más fácil para ellos.

2.Impacto general en la dimensión Gente: nivel de impacto/3

La ciudadanía estará más vinculada con este cambio, puesto que se verá afectada por todos los procesos, procedimientos y políticas de la modernización de la Alcaldía de Medellín. En otras palabras, la reacción dependerá de la personalidad de la gente para enfrentar estos cambios, los cuales serán buenos, ya que tendrán mayor tiempo de atención, un servicio óptimo y satisfactorio en el trámite y resolución de las necesidades.

3.Cantidad de cambio en sistemas y herramientas: nivel/3

Mayor tecnología de información para el contacto con la gente. Ellos van a tener que aprender a utilizar la nueva tecnología para adquirir una respuesta más rápida y para conocer modalidades en la forma de hacer los procesos, tendrán que incorporar nuevos hábitos para desplazarse a las nuevas oficinas y conocer el espacio de la nueva infraestructura de la alcaldía, es decir donde se encuentra las áreas de atención al público para que sea fácil a la hora de buscar información.

4.Cantidad de cambio en estructura: nivel/4

El ciudadano debido a los cambios que tendrá la infraestructura y la estructura organizacional se verá obligado a adquirir nuevos conocimientos, ya que las dependencias cambiarán. Esto conlleva a obtener nuevas tareas y responsabilidades a la hora de realizar procesos. Por ende, cambiara el rol que el ciudadano cumplía en relación con la antigua Alcaldía de Medellín, porque esta presentará grandes cambios positivos para el ciudadano.

TOMADO DE LA PÁGINA DE LA ALCALDÍA DE MEDELLÍN